Bestellingen via internet foutloos ontvangen

Stelt u zich voor dat u een aantal klanten heeft die elke paar weken of
dagen een bestelling aan u door moet geven. De meesten doen dit via e-mail,
een paar via de fax en 1 via de telefoon. U krijgt 10 of 11 bestellingen
binnen elke week. Als een bestelling bij u binnenkomt, schrijft u alle
informatie op een voorbedrukt formulier waarop u alle informatie kwijt kunt
die u nodig voor het versturen van de bestelling.

Uw klanten geven u hun klantnummer door als ze dat hebben en daarna een
lijst met verschillende bestelnummers en de aantallen. Met deze lijst kan
een medewerker in het magazijn de artikelen verzamelen en inpakken. Terwijl
hij op het formulier afstreept wat hij verzamelt heeft.

Elke week krijgt u 5 of 6 telefoontjes van een klant die vraagt waarom hij
een bepaald artikel niet of te weinig ontvangen heeft. De klant vertelt dat
het al veel vaker gebeurt is en ook u vindt dat het eigenlijk niet mag
gebeuren. Dus u vertelt uw klant dat u gaat uitzoeken wat het probleem is en
gaat werken aan een oplossing.

De vraag die u zich kunt stellen is: wat is het probleem? Uit het
verhaal wordt het duidelijk dat er meerdere plaatsen in het proces
zijn waar fouten gemaakt kunnen worden.

Alle drie manieren om een bestellingen te plaatsen, vragen van u dat u
de gegevens op uw eigen standaardformulier overneemt.

  1. Bij e-mail is het nodig om de gegevens over te nemen op het
    formulier, omdat de gegevens in de computer staan, maar niet in het juiste
    formaat voor de magazijnmedewerker. Hij wil een checklist waarop hij kan
    afstrepen wat hij gepakt heeft.

  2. Per fax is het soms nodig om de gegevens over te nemen op een nieuw
    formulier omdat het gefaxte formulier met de hand geschreven is, niet alle
    velden zijn door de klant ingevult en de medewerker probeert zo goed
    mogelijk over te nemen wat de klant probeerde te bestellen.

  3. Per telefoon moeten de gegevens overgenomen worden op het
    standaardformulier en er zullen minder fouten gemaakt worden, omdat de
    medewerker en de klant samen kunnen overleggen wat de klant wil bestellen.
    Het gesprek met de klant kost echter veel tijd, omdat de klant niet helemaal
    zeker is van de bestelnummers van de producten.

Bij het overnemen van gegevens kan er altijd een fout gemaakt worden. Wie de
fout maakt is niet echt duidelijk en dat maakt ook niet uit. Wat wel
duidelijk is, is dat een paar van uw klanten zich beginnen te ergeren aan
het feit ze niet altijd krijgen wat ze bestellen door fouten die gemaakt
worden.

Een tweede plaats waar fouten gemaakt kunnen worden is in het magazijn. Als
de medewerker in het magazijn het verkeerde aantallen leest dan kan er al
iets fout gaan. Bij een handgeschreven formulier is deze kans vrij groot,
vooral als er veel artikelen worden verkocht of als er veel bestellingen
zijn.

Nu we ongeveer een idee hebben van het probleem, kunnen we gaan kijken naar
een oplossing. Een oplossing kan fouten beperken en tijd besparen.

Een manier om dit te doen is het beschikbaar stellen van een standaard
formulier op internet. Uw klanten krijgen dan een formulier te zien, waar
ze hun klantnummer kunnen invullen en kunnen zoeken in uw productcatalogus.
Als ze de artikelnummers weten dan kunnen ze deze direct invullen samen met
het aantal. Als alle artikelen aan de bestelling zijn toegevoegd kan de
bestelling naar u doorgestuurd worden met een druk op de knop.

Deze bestelling komt nu altijd op dezelfde manier binnen in een
gestructureerde formaat. U kunt op basis van deze gegevens een speciaal
formulier afdrukken voor de magazijn medewerker, een pakbon afdrukken en
verzendlabels afdrukken.

Later zou u zelfs deze informatie kunnen samenvoegen met andere bestellingen
en naar uw leveranciers doorsturen, om zelf niet hetzelfde probleem te hebben
dat uw klanten bij u hebben.

Zoals u kunt zien is het heel handig om uw informatie op een standaard
manier te ontvangen. U kunt daardoor deze informatie hergebruiken voor
verschillende taken in uw bedrijf of combineren met andere gegevens. U kunt
ook makkelijker een rapportage maken om te zien hoeveel verschillende
klanten bestellen, of hoeveel u van een bepaald artikel verkoopt.

Hoe evalueer je het success van je website?

René Stuifzand schrijft in In 3 stappen het success van je website evalueren:

Hoe bepaal jij of je website succes heeft? Met het aantal minuten dat
bezoekers op je site blijven of het aantal pagina’s dat zij bekijken? Nee,
dit heeft totaal geen waarde voor je website en winkel. Wat betekent een
minuut aan extra tijd op je site en wat zegt het dat je bezoekers meer
pagina’s op je website bekijken. Vinden ze je website leuk en lezen ze alles
of hebben ze 30 pagina’s doorgeploeterd voordat ze eindelijk vonden wat ze
zochten. Het is niet eenvoudig om het succes van je website te bepalen.

Hoe succesvol je website is is niet makkelijk vast te stellen. Wat is succes?
Je kunt het dicht bij komen door te tellen hoe je website gebruikt wordt.
“Hoeveel mensen klikken op de Tweet knop” of “Hoeveel bezoekers lezen de weblog
artikelen?” en “Hoeveel producten verkoop ik aan een bezoeker die een artikel
heeft gelezen?” Het zijn allemaal interessante vragen waar je met behulp van
Web Analytics antwoord op kunt krijgen.

Je kunt kijken waar je bezoekers allemaal naar kijken en welke functionaliteit
ze gebruiken. Het is beter om functionaliteit die niemand gebruikt weg te
halen. Je kunt er ook voor kiezen om een functie beter zichtbaar te maken of
makkelijker te gebruiken.

Met web analytics kun je kijken hoe je website gebruikt wordt en of het doet
wat je denkt en wil.

Abacus is Vrije Software

Sinds donderdag is Abacus vrije software. Abacus is free software and available on GitHub.

Abacus is een rekenmachine die berekeningen maakt terwijl je aan het typen
bent. Je kunt direct het antwoord zien van hetgene wat je uit wil rekenen.

Neem een kijkje en probeer het uit.